【Redmine業務改善】メールでチケットを自動起票して、タスク管理を効率化する方法 | MyNote

導入

プロジェクト管理ツール「Redmine」は非常に高機能ですが、「タスクを登録するために、いちいちログインしてフォームに入力するのが少し面倒…」と感じたことはありませんか？

特に、外出先でクライアントから修正依頼のメールを受け取った時や、会議中に発生したタスクを忘れないようにメモしたい時など、すぐにRedmineに登録できない場面は意外と多いものです。

この記事では、そんな悩みを解決する「特定のメールアドレスにメールを送るだけで、Redmineのチケットを自動で起票する」という、非常に便利な設定方法を解説します。

なぜ「メールでのチケット起票」が強力なのか？

この機能の最大のメリットは、思いついた瞬間、どこからでもタスクをRedmineに集約できることです。

報告のハードルが下がる:チームメンバーや、ITに詳しくない他部署のスタッフも、普段使っているメールを送るだけでバグ報告や作業依頼ができます。
タスクの抜け漏れがなくなる:「後でRedmineに登録しよう」と思って忘れてしまう、といったミスを防げます。自分宛にメールを送る感覚で、タ-スクをRedmineに投げ込めます。
業務効率が向上する:Redmineを開く手間が省けるため、報告する側も、報告を受ける側も「時間効率」が大きく向上します。

設定の3ステップ（Gmail利用）

今回は、多くの人が利用しているGmailアカウントを使って設定する手順をご紹介します。

Step 1: Gmail側の準備をする

まず、Redmineがメールを読み取れるように、チケット登録専用のGmailアカウントで2つの設定を行います。

IMAPを有効にする: Gmailの設定画面で、「IMAPアクセス」を有効にします。これは、外部のアプリケーションがGmailの受信トレイを読み取れるようにするための「通用口」を開ける設定です。
アプリパスワードを生成する: セキュリティのため、あなたのGoogleアカウントのパスワードを直接Redmineに設定するのではなく、Redmine専用の「アプリパスワード」（16桁の特別なパスワード）を生成して使います。これはGoogleアカウントのセキュリティ設定ページから作成できます。

Step 2: Redmineのメール受信コマンドを確認する

次に、RedmineがGmailからメールを取得するためのコマンドが正しく動くか、手動で試してみます。サーバーにSSHでログインし、Redmineのインストールディレクトリで以下のコマンドを実行します。

# コマンドの例
bundle exec rake redmine:email:receive_imap RAILS_ENV="production" \
  host=imap.gmail.com \
  ssl=true \
  port=993 \
  username=your_redmine_email@gmail.com \
  password=YOUR_APP_PASSWORD \
  project=your_project_identifier

このコマンドは「GmailのIMAPサーバーに、このユーザー名とアプリパスワードでログインして、メールを読み取り、指定したプロジェクトにチケットとして登録してね」という命令です。

テストメールを送って、このコマンドを実行し、Redmineにチケットが作成されれば成功です！

Step 3: cronでメール受信を自動化する

最後に、このコマンドを毎回手動で実行しなくても済むように、**cron**というLinuxの機能を使って、定期的に自動実行されるように設定します。

例えば、crontab -eコマンドで設定ファイルを開き、以下のように記述すれば、5分おきに自動でメールをチェックしてくれるようになります。

*/5 * * * * cd /path/to/redmine && bundle exec rake redmine:email:receive_imap ...

まとめ

今回は、RedmineとGmailを連携させて、メールでチケットを自動起票する方法をご紹介しました。

少し専門的な設定に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえば、チーム全体の報告文化が変わり、プロジェクト管理がよりスムーズになる、非常に「コストパフォーマンス」の高い改善です。

この記事が、あなたのチームの生産性を向上させる「ヒント」になれば幸いです。